Apa itu e-procurement?
e-Procurement, atau electronic procurement, adalah suatu sistem pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik melalui internet atau sistem komputer. Dalam e-Procurement, seluruh proses pengadaan, mulai dari request for quotation (RFQ) hingga pembayaran, dapat dilakukan secara online tanpa perlu adanya interaksi fisik. Sistem ini memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mempercepat dan mengotomatisasi berbagai tahapan dalam proses pengadaan. e-Procurement memungkinkan untuk PT Erugo Tiga Kata sebagai perusahaan spesialisasi Fireproofing, Coating, dan Painting untuk melakukan berbagai aktivitas pengadaan dengan lebih efisien dan efektif. Dengan demikian, e-Procurement membantu perusahaan untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang terkait dengan proses pengadaan secara tradisional.
Jakarta, sebagai ibu kota dan pusat bisnis Indonesia, memiliki konteks yang unik dalam penerapan e-procurement. Mengingat kepadatan populasi dan skala aktivitas perusahaan yang besar, permintaan terhadap proses Pengadaan yang efisien dan transparan menjadi semakin tinggi. Maka dari itu, sistem ini menjadi solusi yang menjanjikan dalam memenuhi kebutuhan tersebut.
Manfaat e-Procurement bagi Bisnis
e-Procurement telah terbukti memberikan sejumlah manfaat signifikan bagi bisnis dalam berbagai industri. Berikut ini adalah delapan manfaat e-Procurement yang dapat dirasakan oleh bisnis yang mengimplementasikannya.
- Efisiensi Operasional yang Tinggi
Implementasi e-Procurement memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi sebagian besar proses pengadaan, mulai dari RFQ hingga pembayaran. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasionalnya secara signifikan, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi, serta menghemat biaya administrasi.
- Penghematan Waktu dan Biaya
Dengan e-Procurement, perusahaan dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses pengadaan, mulai dari pencarian supplier hingga pembayaran. Selain itu, otomatisasi proses juga membantu dalam mengurangi biaya administrasi dan operasional yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa secara tradisional.
- Peningkatan Pengendalian Inventaris
Sistem e-Procurement memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap persediaan dan permintaan barang atau jasa. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan pengendalian inventaris, mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan persediaan, serta menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan.
- Fleksibilitas dalam Proses Pengadaan
Sistem e-Procurement memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan proses pengadaan sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan bisnis mereka. Perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan alur kerja, persyaratan pembayaran, dan kriteria evaluasi supplier sesuai dengan kebijakan dan strategi bisnis yang berlaku.
Tantangan penerapan e-procurement
1.Pemahaman dan Kesiapan Teknologi
Penerapan e-procurement Jakarta menghadapi tantangan pertama dalam bentuk pemahaman dan kesiapan teknologi. Tidak semua perusahaan memiliki pengetahuan yang cukup tentang sistem ini, dimana hal tersebut dapat menjadi hambatan dalam proses adopsinya. Selain itu, kesiapan infrastruktur teknologi juga menjadi tantangan tersendiri. Meskipun Jakarta adalah pusat bisnis, namun masih ada bisnis yang belum memiliki infrastruktur yang cukup untuk mendukung jalannya software.
Kesiapan karyawan dalam menggunakan teknologi baru juga menjadi tantangan. Pelatihan atau training mungkin diperlukan untuk memastikan semua pegawai memahami dan dapat menggunakan aplikasi e-purchasing dengan efektif. Ini menuntut investasi waktu dan sumber daya yang signifikan, yang mungkin tidak tersedia bagi semua bisnis.
2. Integrasi Sistem
Banyak perusahaan memiliki sistem dan prosedur yang sudah ada sebelumnya, maka dari itu integrasi purchasing software baru dengan aplikasi lainnya bisa menjadi tantangan. Ini mungkin memerlukan penyesuaian pada tingkat operasional dan mungkin memerlukan waktu dan sumber daya yang signifikan. Selain itu, banyak bisnis di Jakarta berusan dengan berbagai pemasok dan mitra, yang mungkin memiliki sistem mereka sendiri. Maka dari itu, Anda harus memilih provider sistem yang menawarkan solusi integrasi dengan mudah.
3. Hukum dan Regulasi
Pengadaan barang dan jasa sering kali diatur oleh berbagai undang-undang dan regulasi, baik pada tingkat lokal maupun nasional. Hal tersebut bisa menjadi tantangan karena perusahaan harus mencari sistem e-procurement yang terukur dan fleksibel untuk bisa mematuhi skema regulasi yang berlaku. Selain itu, peraturan juga mungkin berubah dari waktu ke waktu, yang menuntut bisnis untuk secara aktif memantau dan menesuaikan sistem mereka sesuai dengan perubahan tersebut. Ini bisa menjadi tugas yang memakan waktu dan sulit, terutama bagi Anda yang tidak memiliki sumber daya hukum yang memadai.
4. Keselamatan dan Keamanan Data
Perusahaan yang menggunakan sistem pembelian harus memastikan bahwa data mereka aman dari risiko seperti kebocoran informasi atau serangan cyber. Jadi, bisnis Anda pun harus berinvestasi dalam teknologi keamanan canggih dan melibatkan tenaga ahli untuk memastikan data selalu aman. Selain itu, ada juga tantangan dalam memastikan privasi data. Perusahaan harus mematuhi berbagai regulasi tentang perlindungan data pribadi pelanggan dan pemasok. Ini juga memerlukan pemahaman hukum yang mendalam dan kepatuhan yang ketat terhadap regulasi yang berlaku.
Penutup
Memilih dan menerapkan e-procurement Jakarta memang bukanlah pekerjaan yang mudah, pasalnya kota tersebut memiliki lingkungan yang dinamis dan kompleks. Namun, dengan pendekatan yang tepat dan proaktif, seluruh tantangan tersebut bisa Anda atasi secara mudah. Dengan cara ini, bisnis Anda pun dadat memaksimalkan semua manfaat yang didapatkan dari sistem. Dalam kondisi tersebut PT Erugo Tiga Kata yg memiliki spesialisasi Fireproofing, Painting dan Coating sangat terbuka untuk menerapkan inovasi e-procurement.
oleh : Farah Safitri