Pengiriman barang ke lokasi proyek bukan sekadar memindahkan material dari gudang ke lapangan. Proses ini melibatkan koordinasi, ketepatan, dan pengawasan ketat agar tidak terjadi keterlambatan, kerusakan, atau kekurangan stok yang bisa menghambat jalannya pekerjaan.
Sebelum truk atau kontainer berangkat, pastikan Anda sudah memeriksa hal-hal berikut ini.
- Pastikan Daftar Barang Lengkap dan Akurat
- Cocokkan jumlah dan jenis barang dengan Purchase Order (PO) atau permintaan proyek.
- Periksa spesifikasi teknis setiap barang sesuai kebutuhan lapangan.
- Gunakan checklist fisik atau digital agar tidak ada item yang terlewat.
- Pemeriksaan Kualitas dan Kondisi Barang
- Pastikan barang tidak cacat, rusak, atau kedaluwarsa (untuk material tertentu).
- Lakukan pengecekan visual dan uji fungsi jika diperlukan.
- Beri label “Approved” pada barang yang sudah lolos inspeksi.
- Pengemasan dan Pelabelan yang Tepat
- Gunakan kemasan yang aman dan sesuai jenis material (misalnya peti kayu, palet, wrapping plastik, atau drum).
- Beri label jelas yang mencantumkan:
- Nama barang
- Nomor batch/seri
- Berat dan dimensi
- Instruksi penanganan (fragile, keep dry, dll.)
- Dokumen Pengiriman Lengkap
- Surat Jalan
- Invoice atau dokumen pendukung PO
- Sertifikat kualitas (jika ada)
- Dokumen perizinan khusus untuk barang berbahaya atau berat
- Salinan kontrak atau perjanjian kerja (opsional)
- Koordinasi dengan Tim Proyek
- Pastikan lokasi penerimaan siap menerima barang (ruang penyimpanan, alat bongkar muat, personel).
- Tentukan waktu kedatangan agar tidak mengganggu aktivitas proyek.
- Siapkan jalur komunikasi antara pengirim, supir, dan penerima.
- Pilih Transportasi yang Tepat
- Sesuaikan jenis kendaraan dengan ukuran dan karakteristik barang.
- Pastikan kendaraan dalam kondisi prima dan sesuai standar keselamatan.
- Gunakan jasa ekspedisi berpengalaman untuk rute proyek.
- Antisipasi Risiko di Perjalanan
- Periksa kondisi cuaca sebelum keberangkatan.
- Gunakan asuransi pengiriman untuk barang bernilai tinggi.
- Pastikan supir memahami rute dan prosedur keamanan.
Checklist ini bukan sekadar formalitas ia adalah jaminan agar barang sampai di lokasi proyek tepat waktu, aman, dan sesuai spesifikasi. Dengan persiapan matang anda bisa menghindari potensi kerugian dan memastikan proyek berjalan tanpa hambatan.